La orden de compra es el documento con que un organismo público te confirma, en Mercado Público, que te compra: qué, cuánto, a qué precio y dónde entregarlo. La venta queda cerrada cuando tú la aceptas en la plataforma, y desde que el organismo recibe tu factura tiene 30 días corridos para pagarte. Entre recibirla y cobrarla hay varios pasos, y en cada uno se puede perder plata si no lo haces a tiempo.
Esta guía te explica qué revisar antes de aceptar una orden de compra, qué pasa si no la aceptas o si te la cancelan, y qué necesitas para que te paguen en plazo. Si recién estás partiendo, antes lee qué es Mercado Público y cómo funciona.
Qué es una orden de compra y cuándo te llega
La orden de compra es un documento electrónico que el organismo emite en Mercado Público y te envía a ti, el proveedor. Trae el detalle de lo que compra: productos o servicios, cantidades, precio, plazo y lugar de entrega, y los datos para facturar.
Te llega en estos casos:
- Cuando ganas una compra ágil. Es el paso que cierra el negocio: la compra ágil no tiene contrato ni resolución, así que la orden de compra aceptada es el contrato. Lo explicamos en cómo hacer tu primera venta con compra ágil.
- Cuando te adjudican una licitación. Según el monto y lo que digan las bases, la orden de compra llega sola o junto con un contrato firmado.
- Cuando te compran por Convenio Marco o por trato directo.
Por regla general, en compras bajo 100 UTM la orden de compra aceptada basta como contrato. Entre 100 y 1.000 UTM también puede bastar si se trata de bienes o servicios estándar. Sobre eso, lo normal es que haya un contrato aparte.
Un dato que conviene saber: la orden de compra no siempre llega rápido. En Grupo SCC recibimos órdenes de compra todos los días, y una vez nos llegó una 8 meses después de publicada la licitación (las bases lo permitían). Por eso, antes de ofertar, mira en las bases la vigencia de la oferta y cuánto tiempo puede pasar hasta la orden de compra.
Antes de aceptar: qué revisar
Aceptar la orden de compra es aceptar todo lo que dice. Antes de hacer clic, compárala con tu oferta o tu cotización:
- Productos y cantidades. Que sean los que ofertaste y en las cantidades acordadas.
- Precio unitario y total. Que coincidan con tu oferta, con o sin impuestos según corresponda.
- Plazo y lugar de entrega. Que puedas cumplirlos. Una dirección o un plazo distinto al de las bases es motivo para conversar antes de aceptar.
- Datos de facturación. RUT, razón social y unidad que recibe la factura. Si están mal, la factura puede rebotar y el pago se atrasa.
- Que la orden de compra sea real. Revísala siempre dentro de mercadopublico.cl, con tu usuario. ChileCompra advierte que circulan órdenes de compra falsas por correo, con nombres de organismos reales. Si te llega un PDF por correo y no la ves en la plataforma, no despaches nada.
Si algo no cuadra, comunícate con el organismo antes de aceptar. Es más fácil corregir una orden de compra antes que después.
Cómo aceptar la orden de compra
La aceptas desde tu escritorio de Mercado Público, en la sección de órdenes de compra. Buscas la orden en estado "enviada a proveedor", la abres, la revisas y la aceptas. Desde ese momento queda en estado "aceptada" y el compromiso es formal para las dos partes.
¿Cuánto plazo tienes para aceptarla? No hay un plazo único para todas las compras. Lo que manda son las bases: muchas fijan un plazo, por ejemplo 24 horas desde que se envía la orden de compra, y permiten adjudicarle a otro si no la aceptas a tiempo. Y aunque las bases no digan nada, el organismo puede pedir el rechazo de una orden que no aceptas: 24 horas después de esa solicitud, la orden queda rechazada en forma definitiva. La regla práctica es simple: revisa tu escritorio todos los días y acepta el mismo día que te llega.
Si no la aceptas o la rechazas
Puedes rechazar una orden de compra, pero tienes que justificar el motivo, y tiene consecuencias:
- Pierdes el negocio. El organismo puede adjudicarle o comprarle a otro proveedor.
- Te pueden cobrar la garantía de seriedad de la oferta, si la licitación la pidió.
- Rechazar órdenes de compra en forma repetida puede llevar a que te suspendan del Registro de Proveedores hasta por un año. Para ChileCompra, es señal de que no tienes intención real de contratar.
Rechazar se justifica cuando la orden de compra no corresponde a lo que ofertaste: otro precio, otros productos o condiciones distintas a las bases. Si el problema es tuyo, como que ya no tienes stock, conversa con el organismo antes y deja todo por escrito. Mejor aún: no ofertes lo que no vas a poder entregar.
Si te cancelan la orden de compra
La cancelación es distinta según el momento:
- Antes de que la aceptes, el organismo puede cancelarla por su cuenta.
- Después de aceptada, necesita tu acuerdo. Te llega una solicitud de cancelación en la plataforma, y puedes aceptarla o rechazarla.
- Si rechazas la cancelación, el organismo no puede cancelarla solo: tiene que dictar un acto administrativo fundado y pedírselo a ChileCompra con los antecedentes.
Antes de aceptar una cancelación, piensa en lo que ya gastaste: productos comprados, despachos o personal asignado. Si la cancelación te perjudica y no tiene fundamento, puedes rechazarla y, si corresponde, reclamar. En reclamos en Mercado Público: cómo hacerlos explicamos las vías y sus plazos.
Los estados de una orden de compra
En Mercado Público, cada orden de compra muestra un estado. Estos son los que vas a ver:
- Enviada a proveedor: te llegó y está esperando que la aceptes.
- En proceso: el organismo la está gestionando.
- Aceptada: la aceptaste. Ahora toca entregar.
- Cancelada: se dejó sin efecto.
- Pendiente de recepcionar: entregaste y el organismo todavía no confirma la recepción.
- Recepcionada parcialmente: el organismo recibió solo una parte.
- Recepción conforme: el organismo confirmó que recibió todo bien. Es la señal para facturar y para que corra el plazo de pago.
- Recepción conforme incompleta: se registró la recepción, pero no por el total.
El estado que más te importa es la recepción conforme. Si entregaste hace días y la orden sigue en "pendiente de recepcionar", llama o escribe al organismo: sin recepción conforme, tu pago se traba.
Después de aceptar: entrega, recepción conforme y factura
- Entrega lo que dice la orden de compra, en el plazo y lugar indicados. Guarda la guía de despacho firmada, o el respaldo del servicio prestado, con fecha.
- Espera la recepción conforme. El organismo la registra en la plataforma cuando confirma que recibió todo bien. Solo puede hacerlo si antes aceptaste la orden de compra.
- Emite la factura con los datos que vienen en la orden de compra y envíala como indiquen las bases. Anota la fecha en que el organismo la recibe: desde ahí corren los días.
Si te atrasas en la entrega, revisa las bases: casi siempre hay multas por atraso. Si te multan, la ley te da derecho a presentar descargos antes de que la multa se aplique.
Cuándo te paga el Estado
El plazo legal es de 30 días corridos desde que el organismo recibe tu factura. Solo en licitaciones y tratos directos, y por motivos fundados que tienen que estar en las bases, puede llegar a 60 días. En una compra ágil, el plazo es de 30 días.
Para que ese plazo te sirva, necesitas dos cosas: la recepción conforme registrada y la factura bien emitida y recibida. Si falta una, el organismo tiene excusa para demorarse.
Si pasan los 30 días y no te pagan, puedes ingresar un reclamo por pago no oportuno en el Centro de Ayuda de Mercado Público, con la factura y la recepción conforme. Te explicamos el paso a paso en reclamos en Mercado Público.
Y si necesitas la plata antes, puedes ceder la factura a una empresa de factoring. Te adelanta el pago a cambio de un costo, así que compara alternativas y haz el cálculo antes de decidir.
Errores comunes con la orden de compra
- Aceptar sin revisar. Un precio mal cargado o una dirección distinta se vuelven tu problema en cuanto aceptas.
- Dejarla días sin aceptar. Puedes perder el negocio y quedar como un proveedor poco serio.
- Despachar con una orden de compra que no está en la plataforma. Si no la ves en mercadopublico.cl, no existe.
- No pedir la recepción conforme. Sin ella, la factura queda en el aire.
- No anotar cuándo entregaste la factura. Sin esa fecha no puedes saber si te están pagando tarde, ni reclamar.
- No haber leído las bases antes de ofertar. Los plazos de entrega, las multas y el plazo de pago ya estaban ahí. En cómo leer las bases de una licitación te explicamos qué mirar primero.
La orden de compra es el final del camino (y el principio del cobro)
Cada orden de compra es una venta ganada, y gestionarla bien es lo que convierte esa venta en plata en tu cuenta. Las pymes que le venden al Estado de forma constante revisan su escritorio todos los días, aceptan rápido, persiguen la recepción conforme y llevan el control de sus facturas.
Para llegar a la orden de compra, primero hay que estar en las compras correctas. LicitaBien te manda cada día un correo con las licitaciones y compras ágiles de tu rubro y te ordena el seguimiento de cada oportunidad, desde que la ves hasta que recibes la orden de compra. Puedes probarlo gratis, sin tarjeta.
Si estás empezando, revisa nuestra guía de cómo vender al Estado en Chile y, para postular, cómo licitar en Mercado Público paso a paso.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una orden de compra en Mercado Público?
Es el documento electrónico con que un organismo público te confirma una compra: qué compra, cuánto, a qué precio y dónde entregarlo. En la compra ágil y en compras chicas, la orden de compra aceptada es el contrato.
¿Cuánto tiempo tengo para aceptar una orden de compra?
No hay un plazo único: depende de las bases, y muchas fijan uno, por ejemplo 24 horas. Si no la aceptas, el organismo puede pedir su rechazo, y 24 horas después de esa solicitud queda rechazada en forma definitiva. Lo recomendable es aceptarla el mismo día.
¿Qué pasa si no acepto una orden de compra?
Pierdes el negocio, te pueden cobrar la garantía de seriedad si la hubo y, si rechazas órdenes de compra en forma repetida, te pueden suspender del Registro de Proveedores hasta por un año.
¿Me pueden cancelar una orden de compra que ya acepté?
Solo con tu acuerdo. Si rechazas la cancelación, el organismo tiene que dictar un acto administrativo fundado y pedírsela a ChileCompra con los antecedentes.
¿Cómo sé si una orden de compra es real?
Búscala en tu escritorio de mercadopublico.cl. Si te llega una orden de compra por correo y no aparece en la plataforma, no despaches: ChileCompra advierte que circulan órdenes de compra falsas.
¿Qué es la recepción conforme?
Es el registro con que el organismo confirma en Mercado Público que recibió bien lo que compró. Sin recepción conforme, el pago de tu factura se traba.
¿Cuánto se demora el Estado en pagar una orden de compra?
30 días corridos desde que el organismo recibe tu factura. Solo en licitaciones y tratos directos, con motivos fundados en las bases, puede llegar a 60 días.
¿Qué hago si no me pagan la orden de compra?
Ingresa un reclamo por pago no oportuno en el Centro de Ayuda de Mercado Público, con la factura y la recepción conforme. El organismo tiene 5 días hábiles para responder.